📁 Imate li uopće što arhivirati? – O knjigovodstvenoj dokumentaciji koju mnogi nikad ne dobiju

U posljednje vrijeme puno se govori o arhiviranju eRačuna i digitalnom čuvanju poslovne dokumentacije. No, dok raspravljamo o rokovima i formatima arhiviranja, u praksi se i dalje susrećemo s poduzećima koja uopće ne posjeduju osnovnu knjigovodstvenu dokumentaciju i evidencije odnosno poslovne knjige – one koje nastaju kao rezultat obrade knjigovodstvenih isprava, poput ulaznih i izlaznih računa, izvoda, putnih naloga i slično.

Ne mali broj novih klijenata dolazi nam bez ikakvog saznanja o toj dokumentaciji. Vrlo često se zaključi da „to sve negdje stoji, u nekom računalu, u nekom uredu…“ A to nije ni praksa, ni zakonski odgovorno poslovanje.

Što su zapravo poslovne knjige? Knjigovodstvene isprave (računi, izvodi, ugovori itd.) služe kao temelj za obradu, ali ono što na temelju njih nastaje – poslovne knjige – to je dokumentacija koju poduzetnik mora posjedovati, razumjeti i čuvati.

Koje poslovne knjige poduzetnik treba imati? Uredi poput našeg kroz obradu isprava izrađuju sljedeće poslovne knjige i evidencije, koje moraju postojati za svaku poslovnu godinu, bez iznimke:

• Glavna knjiga – pregled svih knjiženja po kontima

• Dnevnik knjiženja (dnevnik poslovnih događaja) – redoslijedno vođenje svih poslovnih promjena

• Bruto bilanca – pregled stanja i prometa konta

• Salda konti kupaca i dobavljača – evidencije otvorenih stavaka po partnerima

• Obračuni PDV-a – temelji za prijave i kontrole

• Knjige URA i IRA – knjige ulaznih i izlaznih računa

• Obračuni plaća i doprinosa – za svakog zaposlenika

• Financijski izvještaji – bilanca, račun dobiti i gubitka, bilješke

• Porezne prijave – prijava poreza na dobit

• Popis, stanje i kartice osnovnih sredstava

I što sad? Ako nemate nijednu od navedenih evidencija u svom posjedu, ili niste sigurni gdje su – vrijeme je za ozbiljan razgovor s vašim računovodstvom.

Zakonska je obveza čuvati knjigovodstvenu dokumentaciju najmanje 11 godina, a to se ne odnosi samo na ulazne račune – već upravo na sve ove evidencije koje često ostaju zaključane u sustavu knjigovođe, umjesto da budu na raspolaganju onome tko je za njih odgovoran – vama kao poduzetniku.

U Fedri redovito dostavljamo sve relevantne evidencije našim klijentima – jer vjerujemo da je informiran klijent odgovoran klijent, a to znači i manje stresa, manje grešaka i više povjerenja.

Dragi naši klijenti, dok ovo čitate – budite mirni. Znate da svake godine, čim se zaključe godišnji financijski izvještaji, od nas dobivate sve poslovne knjige za vašu arhivu. I tako treba biti.